21 - 05 - 2019
Quiere ganar en tranquilidad gracias a una gestión controlada, proactiva y automática de la flota de impresoras. En un mundo en el que todo tiene que ir rápido, resulta más sencillo gestionar y controlar una flota de sistemas de impresión con una solución Managed Print Services (MPS). La única pega es que es difícil saber por dónde empezar, sobre todo cuando buscamos una metodología para implantar esta solución de manera fácil y eficaz. ¡Descubra las 5 etapas para que la implantación sea un éxito!
OWA Print Services puede servirle de guía durante el desarrollo de esta iniciativa.
Si quiere aprovechar al máximo la implantación de una solución de gestión de impresoras, la primera etapa consiste en analizar la situación de la flota de impresoras. Para garantizar la eficacia del proceso, es esencial conocer la situación en la que está su empresa. Por lo tanto, debe plantearse las preguntas adecuadas:
- ¿Cuántas impresoras o fotocopiadoras tengo en la flota de impresoras? ¿Qué modelos? ¿Son diferentes? …
- ¿Qué tipo de uso hacemos de las impresoras? ¿Cuál es el volumen de impresión actual? ¿Necesitan los usuarios imprimir en color? …
- ¿Qué costes hay (alquiler, mantenimiento, consumibles, etc.)? Considere también los costes ocultos: consultar artículo ¿Qué costes ocultos tiene la flota de impresoras?
La idea es crear un mapa que reúna todos los datos actuales de su flota de impresoras.
Valorar la situación le permitirá identificar sus necesidades y detectar los puntos que es necesario mejorar. De esta manera podrá elegir una solución a medida adaptada a su volumen de impresión, al material del que dispone y a sus principales necesidades. Personalizar la solución es fundamental para encontrar el equilibrio entre las necesidades de la empresa y las soluciones implantadas en el marco del despliegue del servicio de impresión gestionada.
Para valorar la eficacia de la solución, es recomendable definir objetivos concretos utilizando KPI. Si su objetivo es disminuir los costes de impresión, por ejemplo, tendrá que comparar los costes actuales, incluyendo los costes ocultos, con el coste de una solución MPS. También pueden tenerse en consideración otros indicadores relativos a la organización de la empresa (n.º de personas que gestionan la flota, tiempo que se dedica a la gestión de los consumibles, etc.), al nivel de uso de la solución gestionada o de cómo se percibe la misma (índice de conexión, encuesta de satisfacción, nivel de conocimiento de la solución, etc.).
La implantación de una estrategia de Managed Print Services puede implicar numerosos cambios en su empresa. Puede influir en las herramientas empleadas e incluso en la forma de trabajar. Como sucede con cualquier cambio, puede desestabilizar y generar rechazo entre los empleados. Para evitar que los empleados sean un impedimento para la implantación de esta solución, comparta con ellos su estrategia e implíquelos en el proceso de mejora de manera que todos adapten la solución que va a instaurarse. También es aconsejable proporcionar documentación completa con los procesos que van a aplicarse y ofrecer formación para encauzar adecuadamente el cambio.
Ya conoce la situación de su flota de impresoras y ha identificado sus necesidades y sus objetivos. Ahora es el momento de implantar y de poner en marcha el despliegue de la nueva solución MPS. Para hacerlo, recomendamos que se deje asesorar por un proveedor que tenga en cuenta sus necesidades y que se adapte a su forma de trabajar. Elegir un proveedor de servicios que emplee métodos sólidos y una iniciativa probada es apostar por el éxito de la solución de Managed Print Services.
OWA Print Services puede servirle de guía durante el desarrollo de esta iniciativa.
