Los 5 costes ocultos de la flota de impresoras

¿Sabe exactamente cuáles son sus gastos de impresión? ¿Sabía que casi el 90 % de las empresas no saben cuál es exactamente el presupuesto que dedican a imprimir*? La gestión de la flota de impresoras de una empresa incluye gastos ocultos que en ocasiones son difíciles de evaluar. Y sin embargo, solo teniendo una visión clara y precisa de los costes es posible controlarlos. Descubra a continuación los 5 costes ocultos de la flota de impresoras:

1. Gastos del gestión de la flota de impresoras

El tiempo dedicado a gestionar la flota de impresoras suele subestimarse: encargar los consumibles, gestión del mantenimiento, compra de las impresoras, gestión de varios contratos de servicio y de las garantías, facturación, etc. Todas estas tareas requieren tiempo y representan un gasto considerable que hay que tener en cuenta.

2. Gastos derivados de un material inadecuado

Para conseguir el material, las empresas pueden elegir entre dos soluciones:

• El leasing: el riesgo en este caso es que el ritmo de renovación de las máquinas no se adecúe necesariamente a sus necesidades sino a las limitaciones de los proveedores. Es importante comprobar si alguien se encarga de controlar este aspecto o si se puede confiar plenamente en el proveedor. ¿Se encarga el proveedor de adaptar el material a las necesidades de su empresa o tiende a suministrarle el material más caro en su propio interés? Solicite siempre el precio del material sin contrato de leasing para conocer realmente el precio del mismo, es posible que se lleve una sorpresa…

• La compra directa: puede resultar no ser una solución en absoluto. Las averías pueden derivar en la renovación del material y hacer que la flota de impresoras esté formada por infinidad de marcas. Comprar es una solución más barata, pero exige un seguimiento estricto para evitar que la flota se descontrole.

En ambos casos, si el material no es el adecuado, podemos acabar teniendo problemas de coordinación. Y esto repercute de inmediato en los costes. Esto se materializa de forma evidente en el número de incidencias que llegan al Departamento de IT.

3.Costes de mantenimiento del material de impresión

El contrato de mantenimiento y de servicio contratado inicialmente con el proveedor del material. Es recomendable controlar la evolución de la tarifa de este contrato. ¿El servicio ofrecido se corresponde con sus expectativas y con sus necesidades?

4.El coste de desperdiciar el equipamiento

¿Aplica su empresa una política de «gestos ecológicos»? Además de proteger el medioambiente, este tipo de políticas suponen un ahorro. El papel y los cartuchos de impresora pueden desperdiciarse con mucha facilidad: imprimiendo solo por una cara, imprimiendo en color en lugar de en blanco y negro, cambiando los consumibles antes de tiempo, etc.

• Un empleado imprime de media 28 páginas al día **
• 20 % de los documentos impresos se tiran al cabo de 24 horas o se olvidan en la impresora **
• El 80 % de los documentos siguen imprimiéndose solo por una cara **

Sensibilizando a los empleados e instaurando un sistema de coste por página y un sistema de impresión con identificación adaptado a sus necesidades le resultará más fácil controlar los gastos.

5. El coste de almacenar los consumibles

Normalmente tendemos a programar un stock de consumibles superior al que realmente necesitamos. Lo único que conseguimos con esto es que parte de la tesorería se convierta en stock innecesariamente. Además, en caso de que cambiemos los equipos, es posible que los consumible ya no sean los mismos. En este caso las pérdidas pueden ser considerables.

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*Fuente de cifras clave GARTNER

**Fuente IPSOS